Merlane accompagne Pierre Fabre dans l’implémentation d’un module d’e-procurement

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Pierre Fabre, deuxième laboratoire français indépendant a réalisé un projet de mise en place d’un module d’e-procurement. Merlane est intervenu pour la phase de déploiement de ce projet.

Côté Achat, les Laboratoires Pierre Fabre sont composés de deux branches principales : d’une part la branche médicale et dermo-cosmétique et d’autre part la société holding. Chacune de ces  entités  utilisait un logiciel d’achat différent,  complexifiant et allongeant le processus d’achat. De plus, cette séparation d’outils ne permettait  pas  d’obtenir une vision globale des achats hors production.

Pour  ces  raisons, le projet Diapason a vu le jour. L’objectif principal était de couvrir  60% des achats  hors production France  avec un système d’e-procurement, le reste des achats hors production étant couverts par des systèmes spécifiques (honoraires de recherche, voyages, intérim principalement).

L’enjeu principal était de baisser les coûts d’achat du périmètre, d’éviter ainsi des dépenses inutiles et des situations de sur-tarification de la part des fournisseurs. « Les Laboratoires Pierre Fabre ont choisi un module d’e-procurement pour garantir un process d’engagement conforme sur tout le Groupe, dans un contexte de gestion décentralisée des commandes (plus de 1000 rédacteurs) et le respect des conditions d’achat négociées. Le choix a été fait de mettre en place un écran unique d’accès à la gestion des commandes d’achat via un intranet afin d’offrir la solution la plus conviviale possible aux rédacteurs, en leur évitant de passer par des écrans d’ERP de base. », témoigne Yves Labourdique, Responsable Contrôle et Méthodes Achats Groupe Pierre Fabre.

Ce projet a nécessité une remise à plat générale et une harmonisation des pratiques, avec une mise en perspective et une correction des dysfonctionnements. « Les points clés pour la réussite de ce type de projet sont l’appui de la Direction, permettant d’imposer plus facilement ce changement ; la disponibilité d’une équipe dédiée et suffisamment dimensionnée compte tenu de l’ampleur de la durée du projet (3 ans) ; une solution informatique mature et conviviale intégrant éventuellement des contreparties comme du reporting automatique et les bons relais utilisateurs »,  précise Yves Labourdique.

Après 3 ans de projet,  Yves Labourdique et Sandie Magnoac, Consultante merlane,  dressent un bilan positif du projet. Il aura fallu 200 journées de formation, échelonnées sur 9 mois et une équipe de 9 personnes pour mener à bien ce grand projet qui a contribué à renforcer le positionnement de la Fonction Achat au sein du Groupe, à structurer et à homogénéiser des données de références Achat et Finances. Des évolutions sont prévues, telles que la mise en place d’un référentiel fournisseur Groupe et l’enrichissement du contenu en termes de catalogues tarifaires.